Kto i na jakiej podstawie decyduje o podnoszeniu zaliczek na media tj. podgrzanie wody oraz centralne ogrzewanie?
Decyzję o podnoszeniu zaliczek na media zużywane w lokalach indywidualnych, takie jak podgrzewanie wody użytkowej oraz centralne ogrzewanie, podejmuje zarząd wspólnoty mieszkaniowej lub zarządca nieruchomości. Takie kompetencje wynikają
z zakresu tzw. czynności zarządu zwykłego.
Podnoszenie zaliczek na wymienione media może i powinno być uzasadnione takimi czynnikami jak: wzrost cen energii cieplnej, rosnące koszty stałe dostawy ciepła lub wzrost zapotrzebowania na dodatkową ilość energii cieplnej w nieruchomości.
Decyzje dotyczące podnoszenia zaliczek na media są zwykle podejmowane na podstawie analizy zużycia mediów za poprzednie okresy rozliczeniowe oraz na podstawie prognoz dotyczących przyszłego zużycia. Zarządzający nieruchomością ma obowiązek tak skalkulować zaliczki, aby wspólnota mogła bez przeszkód opłacać faktury od dostawców tych mediów jednocześnie nie gromadząc zbyt dużych i nieuzasadnionych nadwyżek finansowych.
Zarządzający nieruchomością mają również obowiązek informować mieszkańców o wprowadzanych zmianach w zaliczkach na media z wyprzedzeniem, w terminach z reguły ustalonych w regulaminie wspólnoty mieszkaniowej.
Czyje są pieniądze zbierane przez wspólnotę mieszkaniową w ramach zaliczek na podgrzanie wody oraz centralne ogrzewanie?
Pieniądze zbierane przez wspólnotę mieszkaniową w ramach zaliczek na podgrzanie wody oraz centralne ogrzewanie są pieniędzmi właścicieli mieszkań należących do tej wspólnoty. Te pieniądze nie należą do wspólnoty i nie są też własnością zarządu/ zarządcy.
Każdy właściciel lokalu (mieszkalnego lub użytkowego) jest zobowiązany regularnie co miesiąc płacić za energię cieplną wykorzystywaną na podgrzewanie wody i na centralne ogrzewanie. Zarówno za tą wykorzystywaną przez niego na bieżące potrzeby we własnym lokalu jak i za tą zużywaną na utrzymanie systemów w całym budynku.
Jak we wspólnocie mieszkaniowej wygląda mechanizm rozliczania właścicieli mieszkań za dostarczone media (wodę i ciepło)?
Mechanizm rozliczania właścicieli mieszkań za dostarczone media (wodę i ciepło), w społeczności mieszkaniowej do której należą, może różnić się w zależności od indywidualnych ustaleń bądź zapisów w regulaminach danej wspólnoty mieszkaniowej.
Jednym z najdokładniejszych stosowanych mechanizmów jest tzw. rozliczenie według zużycia. Wymaga ono pełnego opomiarowania zużycia w każdym lokalu. Polega to na tym, że każde mieszkanie posiada osobne liczniki wody (CW i ZW) oraz liczniki energii cieplnej. Liczniki te są regularnie odczytywane przez odpowiednie służby. Na podstawie dokonywanych odczytów wylicza się zużycie poszczególnych mediów dla danego lokalu i przypisuje koszty konkretnym właścicielom mieszkań.
Przeciwstawnym podejściem jest rozliczanie zbiorowe, gdzie koszty mediów są podzielone pomiędzy wszystkich właścicieli mieszkań, niezależnie od ich indywidualnego zużycia. Przy takim rozliczaniu kosztów najczęściej stosuje się ryczałty zależne od powierzchni mieszkania lub ilości osób zamieszkujących lokal. W taki sposób jest dzielone np. ciepło zużywane na centralne ogrzewanie w blokach, w których nie ma indywidualnych ciepłomierzy.
We wspólnotach mieszkaniowych najczęściej jednak można spotkać tzw. hybrydowy system rozliczeń, który łączy oba wymienione wcześniej podejścia. Część kosztów mediów jest rozliczana indywidualnie według zużycia, a pozostała część jest proporcjonalnie lub równo podzielona pomiędzy wszystkich właścicieli mieszkań.
Ważne jest, aby obowiązujące we wspólnocie mieszkaniowej ustalenia dotyczące sposobów rozliczania mediów były spisane. Wszelkie szczegóły mechanizmu rozliczania mediów powinny być zawarte w dedykowanym regulaminie zatwierdzonym większością udziałów właścicieli mieszkań i powinny być jednoznacznie stosowane.
Czy cena z zaliczki na media jest tym samym co cena rozliczeniowa rzeczywiście zużytych mediów?
Nie, cena w zaliczkach na media i cena w rozliczeniu rzeczywiście zużytych mediów są różnymi kwestiami.
Cena w zaliczce np. za podgrzanie 1m3 wody użytkowej jest szacunkową kwotą, którą nalicza się mieszkańcom na poczet przyszłych kosztów mediów (m/in wspomnianego podgrzania 1m3 wody). Cenę tą ustala się na podstawie kosztów tego medium z poprzedniego okresu rozliczeniowego i szacunkowych spodziewanych podwyżek. Zaliczka jest formą systematycznego płacenia za dostęp do mediów i ma na celu po pierwsze zbieraniu pieniędzy na opłacanie bieżących faktur (za ciepło i wodę) oraz po drugie ma na celu rozłożenie płatności na równe mniejsze kwoty tak, by przy rozliczeniu za zużycie na koniec okresu rozliczeniowego właściciele mieszkań nie stawali się mocno zadłużonymi ludźmi. Cena zaliczkowa to przewidywany koszt wody, podgrzania wody czy też ogrzania mieszkania.
Cena rozliczeniowa rzeczywiście zużytych mediów tj. woda czy ciepło na centralne ogrzewanie odzwierciedla faktyczne koszty dostarczonych do wspólnoty i zużytych mediów. Przez wszystkie miesiące okresu rozliczeniowego do wspólnoty wpływają faktury od dostawców. Suma kwot z tych faktur jest dzielona przez sumę zużycia wykazanego przez wszystkie liczniki zamontowane w lokalach i w ten sposób powstaje cena rozliczeniowa. Cena rozliczeniowa to rzeczywisty koszt wody, podgrzania wody czy też ogrzania mieszkania.
W przypadku, gdy rzeczywiste zużycie mediów w mieszkaniu jest niższe niż wcześniej oszacowane w zaliczce, powstaje różnica która jest zwracana właścicielowi lokalu (najczęściej stanowi nadpłatę do potrącenia przy najbliższym czynszu). Natomiast jeśli rzeczywiste zużycie przekracza zaliczkę, właściciel jest zobowiązany do uiszczenia różnicy jako dodatkowej opłaty za utrzymanie mieszkania.
Dlaczego we wspólnotach mieszkaniowych niezbędne są rozliczenia mediów?
Kiedy korzystamy z comiesięcznych zaliczek na media, opłacamy ustaloną kwotę każdego miesiąca, która została oszacowana na podstawie przewidywanego zużycia mediów przez cały rok. Jednak rzeczywisty zużycie mediów może różnić się od tych prognoz – w mniejszym lub większym stopniu.
Różnica może wynikać z ilości.
Roczne rozliczenie mediów bierze pod uwagę faktyczne zużycie mediów w okresie całego roku. Bo z rzeczywistym zużyciem nie jest tak jak z równymi zaliczkami. W rzeczywistości jest tak, że w niektóre miesiące zużywamy więcej mediów niż założono w zaliczce (co oznacza, że musimy dopłacić za nadwyżkę), a w innych miesiącach zużywać mniej mediów niż założono w zaliczce (co oznacza, że za ten okres powinniśmy otrzymać zwrot pieniędzy).
Różnica może wynikać z kosztu jednostkowego.
Innym czynnikiem wpływającym na różnicę pomiędzy comiesięcznymi zaliczkami, a rocznym rozliczeniem mediów są zmiany stawek opłat za media. Ceny mediów mogą ulec zmianie w ciągu roku i tak się dzieje.
Ostatecznie, różnica pomiędzy wpłaconymi za media zaliczkami a ich rocznym rozliczeniem wynika z faktu, że comiesięczne zaliczki są tylko szacunkowymi płatnościami, podczas gdy roczne rozliczenie mediów uwzględnia rzeczywiste zużycie mediów i faktyczne zmiany w cenach tychże.